Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche Stelle und Geltungsbereich

Verantwortliche Stelle im Sinne des Schweizer Datenschutzgesetzes (revDSG) ist:

• by Nu, Dario Dörflinger und Sandra Hinni
• Reichensteinerstrasse 12, 4153 Reinach, Schweiz
• E-Mail: hello@bynu.ch
• Datenschutzkontakt: Dario Dörflinger, hello@bynu.ch

Diese Erklärung gilt für die Plenum-Produktseite unter https://plenum.bynu.ch sowie für den Plenum-Dienst unter https://app.bynu.ch. Informationen zur Unternehmenswebsite finden Sie unter https://bynu.ch.

Soweit Besucher oder Kunden aus der Europäischen Union betroffen sind, kann zusätzlich die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) Anwendung finden. Ein EU-Vertreter ist nicht erforderlich, da keine systematische Verarbeitung von Daten betroffener Personen in der EU erfolgt.

2. Unsere zwei Rollen

By Nu nimmt je nach Kontext unterschiedliche datenschutzrechtliche Rollen ein. Es ist wichtig, diese Rollen klar voneinander zu unterscheiden.

By Nu als Verantwortlicher

Für die Daten, die by Nu im Rahmen des Betriebs der Plenum-Produktseite und des direkten Kundenverhältnisses verarbeitet, ist by Nu der Verantwortliche. Dazu gehören insbesondere Konto- und Rechnungsdaten, Support-Korrespondenz, die Nutzung der Website sowie Anfragen über das Kontaktformular.

By Nu als Auftragsverarbeiter

Für Teilnehmer- und Veranstaltungsdaten, die Plenum im HubSpot-Konto des Kunden liest und schreibt, handelt by Nu als Auftragsverarbeiter im Auftrag des Kunden. Der Kunde ist in diesem Fall der Verantwortliche und bestimmt über Zweck und Mittel der Verarbeitung. Diese Verarbeitung erfolgt auf dokumentierte Weisung des Kunden und wird durch einen Auftragsverarbeitungsvertrag geregelt, der auf Anfrage unter hello@bynu.ch erhältlich ist.

3. Verarbeitete Daten und Zwecke

In unserer Rolle als Verantwortlicher verarbeiten wir die folgenden Kategorien personenbezogener Daten:

4. Hosting in der Schweiz

Der Plenum-Dienst wird ausschliesslich auf Servern von Infomaniak Network SA in Genf, Schweiz, gehostet. Alle Kundendaten verbleiben in der Schweiz. Es findet keine Speicherung in anderen Ländern statt, soweit in dieser Erklärung nicht ausdrücklich anders angegeben.

Jeder Mandant betreibt Plenum in einem isolierten Container mit eigenem Daten-Volume. Diese Architektur stellt sicher, dass die Daten eines Kunden nicht mit denjenigen anderer Kunden vermischt werden.

By Nu setzt angemessene technische und organisatorische Massnahmen ein, um Ihre Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Missbrauch zu schützen. Schriftarten (Fonts) werden selbst gehostet; es werden keine externen Font-Dienste oder Drittanbieter-CDNs eingebunden.

5. Datenweitergabe an und Zusammenspiel mit HubSpot

Plenum ist eine Software, die nativ auf dem HubSpot-Konto des Kunden läuft. Das Lesen und Schreiben von Daten in HubSpot ist der Kern des Dienstes. Die folgenden Informationen erläutern im Detail, welche Daten Plenum in HubSpot liest und schreibt.

Verbindung per OAuth

Der Kunde verbindet Plenum mit seinem HubSpot-Konto über das OAuth-Verfahren. Plenum greift nur auf die vom Kunden autorisierten Bereiche (Scopes) zu. Die genauen OAuth-Scopes sind im Setup-Leitfaden unter plenum.bynu.ch/setup dokumentiert.

Was Plenum liest und schreibt

Rolle von HubSpot, Inc.

HubSpot, Inc. ist ein von by Nu rechtlich und wirtschaftlich unabhängiges Unternehmen. HubSpot verarbeitet die Daten im HubSpot-Konto des Kunden als eigenständiger Verantwortlicher gemäss den HubSpot-Nutzungsbedingungen und der HubSpot-Datenschutzerklärung. Daten im HubSpot-Konto können von HubSpot ausserhalb der Schweiz verarbeitet werden. Massgeblich sind dabei die Datenschutzgarantien von HubSpot.

6. Unterauftragsverarbeiter

By Nu setzt die folgenden Unterauftragsverarbeiter ein:

Die Liste der Unterauftragsverarbeiter kann sich ändern. Wesentliche Änderungen werden rechtzeitig kommuniziert.

7. Aufbewahrungsfristen

• Konto- und Rechnungsdaten: für die Dauer des Abonnements und eine angemessene Frist danach, in der Regel entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.
• Technische Logs: kurzfristig, in der Regel nicht länger als 30 Tage, soweit nicht länger für Sicherheitszwecke erforderlich.
• HubSpot-OAuth-Token: werden bei Trennung der HubSpot-Verbindung oder Deinstallation von Plenum sofort gelöscht. Nach der Löschung kann Plenum nicht mehr auf das HubSpot-Konto des Kunden zugreifen.
• Daten im HubSpot-Konto des Kunden: verbleiben nach der Trennung der Verbindung im HubSpot-Konto des Kunden und liegen vollständig in dessen Kontrolle.

8. Cookies und Tracking

Die Plenum-Produktseite und der Plenum-Dienst verwenden ausschliesslich technisch notwendige und funktionale Cookies. Es werden keine Cookies oder Tracking-Technologien für Werbe- oder Marketingzwecke eingesetzt.

• Keine Drittanbieter-Tracking-Dienste (z.B. Google Analytics, Meta Pixel).
• Keine externen Font-CDNs: Schriftarten werden vollständig auf den eigenen Servern von Infomaniak in der Schweiz bereitgestellt.
• Keine Einbindung von Social-Media-Plugins, die Daten an Dritte übermitteln.

9. Ihre Rechte

Als betroffene Person haben Sie nach dem revDSG und, soweit anwendbar, nach der DSGVO folgende Rechte gegenüber by Nu in seiner Rolle als Verantwortlicher:

• Auskunftsrecht: Sie können Auskunft darüber verlangen, ob und welche personenbezogenen Daten by Nu über Sie verarbeitet.
• Recht auf Berichtigung: Sie können die Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten verlangen.
• Recht auf Löschung: Sie können unter bestimmten Voraussetzungen die Löschung Ihrer Daten verlangen.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Sie können verlangen, dass die Verarbeitung Ihrer Daten eingeschränkt wird.
• Widerspruchsrecht: Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten auf Grundlage berechtigter Interessen widersprechen.
• Recht auf Datenübertragbarkeit: Soweit gesetzlich vorgesehen, können Sie die Herausgabe Ihrer Daten in einem strukturierten, gängigen Format verlangen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: hello@bynu.ch. Sie haben zudem das Recht, sich beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) zu beschweren: www.edoeb.admin.ch.

10. Internationale Datentransfers

By Nu betreibt seine Infrastruktur in der Schweiz. Soweit Daten dennoch in andere Länder übermittelt werden, stellt by Nu sicher, dass geeignete Garantien bestehen:

• HubSpot, Inc. (USA): Daten im HubSpot-Konto des Kunden werden von HubSpot gemäss den eigenen Datenschutzbestimmungen und Standardvertragsklauseln oder gleichwertigen Schutzmechanismen verarbeitet. Massgeblich sind die Datenschutzgarantien von HubSpot.
• Web3Forms: Anfragen aus dem Kontaktformular werden über Web3Forms (Server in den USA, AWS US-East) an by Nu weitergeleitet. Web3Forms speichert die Formularinhalte nach eigenen Angaben nicht dauerhaft, sondern leitet sie weiter; Server-Logs werden periodisch gelöscht. Da die Server in den USA stehen, liegt eine Übermittlung ins Ausland vor; by Nu beschränkt die im Formular erhobenen Daten auf das Notwendige (Name, E-Mail-Adresse, Nachricht).

By Nu überprüft Unterauftragsverarbeiter auf ein angemessenes Datenschutzniveau.

11. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

By Nu kann diese Datenschutzerklärung jederzeit aktualisieren. Bei wesentlichen Änderungen werden Kunden mit angemessenem Vorlauf per E-Mail oder über eine Mitteilung im Dienst informiert. Das Datum der letzten Aktualisierung ist jeweils oben auf dieser Seite angegeben.

Die jeweils aktuelle Fassung ist unter https://plenum.bynu.ch/legal/privacy abrufbar.

12. Kontakt

Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an:

• by Nu, Dario Dörflinger und Sandra Hinni
• Reichensteinerstrasse 12, 4153 Reinach, Schweiz
• E-Mail: hello@bynu.ch
• Datenschutzkontakt: Dario Dörflinger, hello@bynu.ch
• Website: https://bynu.ch